image

Moravia Systems a.s.

Stáhnout případovou studii

Digitalizace správy dokumentů
pro dodavatele průmyslových armatur

Výchozí problém

aneb co stálo u zrodu spolupráce

Moravia Systems a. s. patří mezi osvědčené české dodavatele armatur, potrubí a potrubních dílů pro celou řadu průmyslových oborů. Když nás společnost oslovila, většinu dokumentů evidovala v papírové podobě. Pro správu pracovních pozic pak používali jednoduchou desktopovou aplikaci od malého dodavatele, který ji ale přestal vyvíjet a podporovat. Nevyhovující stav vedl k rozhodnutí maximálně zdigitalizovat jak dokumentaci, tak nástroje pro řízení firmy.   

Řešení problému

aneb jak jsme vše napravili

Naše řešení na platformě MS SharePoint zvítězilo ve výběrovém řízení, kterého se zúčastnilo pět dalších firem. Vytvořili jsme intranet, kde zaměstnanci snadno najdou všechny dokumenty a kde má vedení pod kontrolou všechny interní schvalovací procesy.

  • Pracovní pozice jsou přehledně evidovány včetně popisu náplně práce, nadřízených i podřízených a zařazení do střediska i divize. Přístup k nim je však omezen na základě přístupových práv, vytváření nových je pak omezeno schvalovací workflow. Celou organizační strukturu lze navíc zobrazit v grafické podobě a vyhledávat v ní.
  • S pracovní náplní se jednoduše seznámí i pracovníci, kteří k práci nepoužívají počítač – jakoukoliv pozici lze vygenerovat do PDF, vytisknout a poté nahrát zpátky do systému v podobě naskenovaného dokumentu.
  • Každý při nástupu obdrží e-mailem všechny související směrnice k prostudování. Potvrzení přečtení je ukládáno například pro potřeby auditů, na pročtení všech potřebných směrnic dohlíží pomocí systému personalista. Publikování nové směrnice je automaticky oznámeno zaměstnancům i nadřízeným, kterých se týká.
  • Z každé porady vzniká strukturovaný zápis, zároveň jsou ihned jednotlivým zaměstnancům přidělovány úkoly, které se rovnou přepisují do centrálního seznamu úkolů. Zápis schvaluje nadřízený vedoucího porady a distribuuje se v PDF souboru dle nastaveného scénáře. Zápisy na sebe mohou navazovat a přebírat z předchozích zápisů historii.
  • Proces přijímání a schvalování požadavků od zaměstnanců je zpracován do podoby přednastavené workflow, která při schválení požadavku končí automatickým zadáním úkolů příslušným pracovníkům.
  • Nařízení, včetně případných souvisejících úkolů, lze snadno rozeslat mezi všechny divize, resp. pracovníky, kterých se týká. Všem zúčastněným navíc přijde e-mailové upozornění.
  • Formuláře jsou ve firmě spravovány centrálně, aby byly vždy aktuální. Vytvoření nového je podmíněno schvalovacím procesem, který končí rozesláním e-mailu s informací o novém formuláři všem dotčeným zaměstnancům.
  • Všechny úkoly jsou evidovány na jednom místě. Každý přitom vidí jen ty, které se jej týkají – buď protože byly přiděleny přímo jemu nebo se jedná o úkoly podřízených.

Použité moduly

aneb co může umět i váš intranet

  • Organizační struktura
    Přehledné zobrazení firemní struktury a její snadné prohledávání.
  • Schvalování a správa interních dokumentů
    Snadná správa, schvalování a archivace interních dokumentů.
  • Správa pracovních pozic
    Přehledná správa pozic a snazší zaškolování zaměstnanců.
  • Přehlednější intranet
    Jednoduché sdílení interních aktualit a rychlý sběr zpětné vazby.
  • Zápisy z porad
    Sjednocené výstupy z porad a jejich efektivní distribuce.
  • Správa požadavků a návrhů zaměstnanců
    Standardizovaný proces správy a schvalování požadavků.
  • Centrální evidence úkolů
    Všechny úkoly včetně termínů pohromadě na jednom místě.
  • Firemní formuláře
    Zpřehledňuje práci s formuláři ve firmě a udržuje je aktuální.

Použité technologie

aneb bez čeho se neobejdeme

  • MS SharePoint Foundation 2013
  • MS SQL server

Potřebujete podobné řešení?

Další reference