image

Building Plastics ČR, s. r. o.

Stáhnout případovou studii

Přehlednější evidence dokumentů a úkolů
pro výrobce stínicí techniky

Výchozí problém

aneb co stálo u zrodu spolupráce

Building Plastics ČR, s. r. o. je společnost, která patří k předním českým výrobcům stínicí techniky, jež prodává pod značkou MINIROL. Jinak praktické členění na tři samostatné jednotky bránilo pružnému sdílení dokumentů a úkolování mezi firmami. Naším úkolem proto bylo vytvořit infrastrukturu, která zefektivní řízení firmy díky snadné a přehledné centrální evidenci dokumentů a úkolů.

Řešení problému

aneb jak jsme vše napravili

Na platformě MS SharePoint jsme vystavěli intranet, jehož struktura odpovídá té firemní a je navíc integrována do MS Outlook. Každé oddělení má vlastní prostředí, které si spravuje samo a je zároveň napojeno na zbytek sítě. Rozhraní podporuje více jazyků a je plně funkční i na mobilních zařízeních.

Pro plynulý přechod ze starého systému jsme zajistili migraci existujících dokumentů a proškolili jsme zaměstnance, kteří jsou nyní schopni spravovat celý systém sami. My se nadále staráme o bezvýpadkový provoz a vyšší uživatelskou podporu.

  • Zaměstnanci najdou všechny potřebné dokumenty na jednom místě. Přehlednost a bezpečnost pak zajišťují přístupová práva, která zabraňují neoprávněné manipulaci se soubory. Zodpovědné osoby jsou navíc upozorněny na každou změnu.
  • Dodavatelé a prodejci mají nyní jednoduchý přístup k potřebným dokumentům: stačí je nasdílet z vnitrofiremní zóny na externí portál pro obchodní partnery, který je napojený na datové úložiště.
  • Směrnice a manuály jsou distribuovány přímo jednotlivým zaměstnancům, kteří musí přečtení potvrdit, stejně snadné je také sdílení zápisů z jednání a porad. Napříč intranetem lze navíc fulltextově vyhledávat.
  • Manažeři mohou z jednoho místa zadávat, evidovat a spravovat všechny úkoly, takže mají o všech povinnostech neustálý přehled. Díky automatickým e-mailovým upozorněním navíc každý zaměstnanec ví, co se po něm aktuálně chce, takže na žádný úkol nezapomene.
  • Evidence dovolených a schůzek je snazší díky sdílení kalendářů, přehlednější jsou také interní úkony jako hlášení dovolené, objednání obědů či rezervace firemního auta.
  • Díky synchronizaci s CRM systémem není třeba platit licenci MS Navision pro každého zaměstnance.

Použité moduly

aneb co může umět i váš intranet

  • Zabezpečený archiv smluv a dokumentů
    Zabraňuje manipulaci s dokumenty neoprávněnými osobami.
  • Schvalování a správa interních dokumentů
    Snadná správa, schvalování a archivace interních dokumentů.
  • Centrální evidence úkolů
    Všechny úkoly včetně termínů pohromadě na jednom místě.
  • Firemní formuláře
    Zpřehledňuje práci s formuláři ve firmě a udržuje je aktuální.

Použité technologie

aneb bez čeho se neobejdeme

  • MS SharePoint Foundation 2013
  • MS SQL server 2012

Potřebujete podobné řešení?

Další reference