image

Bohemia Certification s. r. o.

Stáhnout případovou studii

Přehledná evidence skladového hospodářství
pro výrobce POS reklamy

Efektivnější správa obchodní agendy
pro certifikační společnost

Výchozí problém

aneb co stálo u zrodu spolupráce

Bohemia Certification s. r. o. je česká certifikační společnost s mezinárodní působností, která poskytuje auditorské služby a školí zaměstnance ve státní i komerční sféře, včetně pracovníků dalších certifikačních orgánů.

Když nás společnost oslovila, dařilo se jí natolik dobře, že se jednatelé začínali v množství zakázek ztrácet. Nevyužívali totiž žádný systém pro centralizovanou správu dokumentů – všechny obchodní případy evidovali v Lotus Notes a excelových tabulkách – a postrádali nástroj, který by jim umožnil snáze a efektivněji přidělovat úkoly a kontrolovat jejich plnění. 

Řešení problému

aneb jak jsme vše napravili

O řešení nebylo třeba dlouze diskutovat – bylo zřejmé, že firma potřebuje vlastní intranet. Zvolili jsme platformu Microsoft SharePoint a doplnili ji o vlastní moduly, které rozšířily základní funkcionalitu. Abychom zajistili plynulý přechod ze starého systému na nový, po nakonfigurování jsme do intranetu naimportovali všechny dosavadní dokumenty. Tím ale naše práce neskončila, nadále zajišťujeme bezvýpadkový provoz a uživatelskou podporu.

  • Díky centrální evidenci aktivit mohou týmy snadno evidovat veškerou obchodní agendu a spravovat všechny dokumenty na jednom místě.
  • Řízení přístupových práv umožňuje omezit přístup do různých částí intranetu a k citlivým dokumentům.
  • Obchodní případy jsou vedeny jako klientské karty, které obsahují kontaktní informace a všechny dokumenty od prvního jednání s klientem až po vystavení certifikátu.
  • Systém je napojen na databázi ministerstva financí ARES, takže automaticky shromažďuje podklady pro fakturaci a celý proces zjednodušuje a urychluje.
  • Manažeři mají neustálý přehled o všech zadaných úkolech, které jednoduše spravují v prostředí intranetu. Koordinovat práci týmu jim navíc ulehčují sdílené kalendáře aktivit. Každé oddělení má přitom pro přehlednost vyhrazenou vlastní část intranetu.
  • Distribuce směrnic a manuálů je rychlejší a spolehlivější – zaměstnanci musejí přečtení potvrdit.

Použité moduly

aneb co může umět i váš intranet

  • Organizační struktura
    Přehledné zobrazení firemní struktury a její snadné prohledávání.
  • Schvalování a správa interních dokumentů
    Snadná správa, schvalování a archivace interních dokumentů.
  • Schvalování a správa smluv, faktur a korespondence
    Sjednocení postupů pro práci s listinami napříč společností.
  • CRM pro SharePoint
    Přehledná správa obchodní případů od nabídky po předání díla.
  • Centrální evidence úkolů
    Všechny úkoly včetně termínů pohromadě na jednom místě.

Použité technologie

aneb bez čeho se neobejdeme

  • MS SharePoint Foundation 2013
  • MS SQL server express

Potřebujete podobné řešení?

Další reference