image

Modul 01

Zápisy z porad

Co je psáno, to je dáno.
Pořádejte porady, které přinášejí výsledky

Modul pro Microsoft SharePoint dá vašim poradám řád. Každé setkání bude zdokumentováno v jednotné podobě a do detailu. Kdo byl přítomen, co se probíralo, komu byl přidělen jaký úkol a do kdy jej má splnit. Získáte díky tomu podrobný přehled o dění ve firmě. Šablona zápisu navíc sjednocuje způsob vedení porad napříč společností a zajišťuje srozumitelnost výstupů na všech úrovních.

  • Zaměstnanci budou z porady odcházet s jasně zadanými úkoly
  • Aktuální stav zadaných úkolů můžete kdykoliv ověřit
  • Snadno zjistíte, co se řešilo na jaké poradě

Fungování modulu a hlavní funkce

Zadání úkolů

Zápis z porady průběžně tvoří určený moderátor, který zaznamenává nejen probíraná témata, ale také kdo byl přiřazen k jakému úkolu a do kdy jej má splnit. Všichni tak při odchodu přesně ví, co se po nich chce. Každý navíc obdrží zadání svých úkolů e-mailem a uvidí jej při každém přihlášení do intranetu na úvodní stránce. Systém následně automaticky kontroluje zadané termíny a upozorňuje řešitele a zadavatele na úkoly, které nejsou splněny včas.

  • Přiřazeno
  • Splněno
  • Nesplněno
  • Nepochopil
  • Odmítnuto

Navazující porady

Součástí modulu je také možnost vytvářet zápisy navazující na předchozí porady, které vám pomohou udržet si přehled o stavu a vývoji zadaných úkolů. Usnadní vám řízení především dlouhodobých projektů.

Povinné zasílání k oponentuře

Každý zápis z porady je automaticky poslán k oponentuře nadřízenému, který jej může doplnit o poznámky nebo rovnou schválit. Schválením se zápis včetně případných poznámek pošle zpět autorovi.

Automatická distribuce úkolů

Jakmile nadřízený schválí zápis, finální verze se automaticky pošle účastníkům porady. Řešitelé jsou zároveň přiřazeni k zadaným úkolům a jejich vedoucí jsou informováni  informuje notifikací.

Zaslání zápisu externímu řešiteli

Porady se mohou účastnit také externí spolupracovníci bez přístupu do intranetu. Při zakládání zápisu stačí zadat jejich kontaktní informace a po schválení obdrží finální verzi zápisu e-mailem v PDF souboru.


Další funkce

  • K zápisu lze přikládat přílohy
  • Rozpracovaný zápis je průběžně automaticky ukládán
  • Do zápisu lze vložit odkazy na jiné SharePoint dokumenty
  • Odkazy jsou automaticky směřovány na nejaktuálnější verzi dokumentu
  • V zápisech lze fulltextově vyhledávat
  • Lze zaznamenat, kdo na poradě byl a nebyl přítomen

Kompatibilita

  • SharePoint 2013 Foundation
  • SharePoint 2013 server
  • SharePoint 2016
  • SharePoint Online

Kdo tento modul využívá?

  • image
  • image
  • image
  • image
  • image

Zaujal vás tento modul?

a domluvíme se